1on1ミーティングシートとは？書き方やメリットを解説～テンプレート付

1on1の効果を高めるには、「1on1ミーティングシート」の活用が有効です。今回は、その1on1ミーティングシートを深掘りします。シートの書き方やメリットを、運用の注意点と共に解説。テンプレートも掲載しますので、ぜひ参考にしてください。

この記事を監修した人

青山 愼

立命館大学経済学部卒業。早稲田大学ビジネススクールでMBAを取得。在学中に、「組織学習」や「個人の知の獲得プロセス」に関する研究を経て、リアルワン株式会社を設立。企業や組織が実施する各種サーベイ（従業員満足度調査・360度評価・エンゲージメントサーベイ等）をサポートする専門家として活動。現在は累計利用者数が100万人を超え、多くの企業や組織の成長に携わる。

1on1の効果を高める1on1ミーティングシート

まずは、1on1ミーティングシートの概要を整理しておきましょう。

1on1ミーティングシートとは？

1on1ミーティングシートとは、1on1ミーティングを行う際に用いる「面談用フォーマット」のことです。シートには、以下のような項目を盛り込みます。

紹介した項目は、あくまでも一例です。1on1ミーティングシートの内容に決まりはありませんので、実施目的に合わせた項目をチョイスし、盛り込むようにします。

関連記事：1on1ミーティングとは？効果や目的、失敗しないコツと質問例を解説

Excelで作る1on1ミーティングシート～テンプレートあり

1on1ミーティングシートは、「カスタマイズ・データの集計・分析・印刷・PDF化」がしやすいことから「Excel」で作るのが定番です。とは言え、「Word」で作っても「Googleスプレッドシート」で作っても構いません。

特に、Googleスプレッドシートは機能がExcelに近い上にクラウドで共有できるため、「共同編集やデータ共有が簡単」というメリットがあります。

サンプルとして、1on1ミーティングシートのテンプレートを掲載しておきます。作成する際の参考にしてください(クリックで拡大・縮小できます)。

1on1ミーティングシートのメリット～活用すべき理由

ここで、1on1ミーティングシートを活用すべき理由を考えてみましょう。

詳しく解説します。

1on1の「質」を担保できる

1on1ミーティングシートを活用することで、1on1の「質」を担保できます。1on1は、実施する担当者のスキルによって、内容にバラツキが生じる可能性があります。シートを活用することで、1on1が体系化され、バラツキが低減。「質」を担保することができるのです。

1on1を効率的に進めることができる

1on1ミーティングは、上司も部下も日常業務を行う中で実施します。シートがあれば、事前準備が可能です。限られた時間の中でも、1on1を効率的に進めることができるでしょう。

部下の成長プロセスを記録できる

1on1ミーティングシートによって、部下の成長プロセスを記録することができます。1on1は、継続的な取り組みです。内容をシートに残せば、部下の成長記録として保存することができるのです。

議事録になる

1on1ミーティングシートは、議事録にもなります。シートには、1on1の内容が記載されています。シートを見返せば、1on1を振り返る議事録として活用できるでしょう。

1on1ミーティングシート～運用の注意点

1on1ミーティングシートの効果を高めるには、注意点があります。ここでは、1on1ミーティングシートを運用する際の注意点を解説しましょう。

ひとつずつ見ていきましょう。

シートは部下が記入する

1on1ミーティングシートは、部下が記入するのが原則です。シートへの記入は、部下の内省を促進します。なぜなら、シートに記入することで考えや行動が整理され、やるべきことが見えてくるからです。部下の内省を促進する意味でも、シートは部下が記入するようにしましょう。

事前に内容を共有しておく

1on1ミーティングシートを記入した後は、事前に内容を共有しておきましょう。1on1の実施に向け、上司は準備に、部下は思考の整理に役立ちます。

1on1の前に部下の状態を把握しておく

1on1ミーティングシートを効果的に運用するためにも、1on1の前に部下の状態を把握しておく必要があります。部下の状態が分からなければ、成長を支援することはできません。部下の状態の把握は不可欠です。

それには、組織サーベイが効果を発揮します。組織サーベイとは、従業員の状態を可視化する調査のことです。アンケートによって、従業員の状態を明確化。双方向のコミュニケーションを活性化させ、質の高い1on1を実現します。

関連記事：組織サーベイとは？目的や種類、ツール別の質問項目を解説

シートは上司と部下の双方で保管する　

1on1ミーティングが終わったら、シートは上司と部下の双方で保管するようにします。また、上司が変わったり、部署を異動したりしてもシートが共有できるように、組織内で体系的に保管することが重要です。

1on1ミーティングシートの書き方(記入例)

それでは、1on1ミーティングシートの書き方(記入例)を紹介します。

1on1ミーティングを記録し活用する企業の事例

ここからは、1on1ミーティングの内容を記録し活用する企業の事例を紹介しましょう。

株式会社ディー・エヌ・エー

「株式会社ディー・エヌ・エー」は、1on1ミーティングを新人研修の段階から実施し、従業員の育成や配属先の決定に活かしています。その実施スタイルは独特。管理職ではなく、先輩従業員がメンターとなって、1on1をローテーションで行うというものです

年齢差のない先輩メンターが実施する1on1によって、気軽に悩みを相談できる環境を構築。新人のモチベーションアップや離職率の低下を実現しています。

1on1の内容は細かく記録し、新人の成長プロセスを社内で共有。配属先の新たな先輩メンターは、実施する1on1に共有データを活用、継続性のある成長支援と共に人材配置の納得感を高めています。

株式会社ジェイアイティ

「株式会社ジェイアイティ」は、部下の「やる気」を促進する目的で1on1ミーティングを実施しています。導入にあたっては、1on1の目的を全従業員で共有。1on1への理解を深めた上で、実施に踏み切っています。

1on1によって、上司と部下の対話が増加。部下は、経験豊富な上司と話すことで仕事理解を深め、自ら進んで業務に向き合うようになりました。さらに、1on1の内容を記録し全社的に共有することで、従業員の状態の「見える化」も実現しています。

oVice株式会社

「oVice(オヴィス)株式会社」は、部下の成長を支援する目的で1on1ミーティングを実施しています。実施頻度は、2週間に1回。その特徴は、1on1の内容を記録し、行動の振り返りに活用していることです。

部下の成長プロセスを記録、可視化することで、適切にフィードバックを行う環境を構築。部下の成長を効率的に支援できるようになりました。また、記録によって実施状況が明確化されるため、マネージャーのスキルアップにも役立っています。

oVice の事例は、1on1を単なる「対話」の場にするのではなく、記録を組織全体の成長につなげる「戦略的ツール」として活用している好例といえるでしょう。

最後に

1on1ミーティングシートは、1on1の質を高め、部下の成長を支援する上で極めて有効なツールといえます。ただし、その効果を高めるには、部下の状態を把握しておく必要があり、組織サーベイが有効であるのは本文で示した通りです。

組織サーベイを自社で行うことは不可能ではありません。しかし、手間や時間、そして専門的なノウハウが必要になるため、自社で行った場合、十分な結果が得られない可能性が高くなります。

組織サーベイを外部のプロに委託すると、どうしても費用が発生します。ただ、「手間・時間・ノウハウ」といった問題をクリアし、十分な結果を得るためには、プロの調査会社に外部委託するのがベターな選択といえるでしょう。

リアルワン株式会社は、調査・評価の専門会社です。信頼性の担保された組織サーベイ～「従業員満足度調査(ES調査)」「エンゲージメントサーベイ」「360度評価」で、従業員の状態を可視化し、組織力の強化に向けた企業様の施策をサポートします。

従業員の状態を把握し、1on1ミーティングをより効果的な取り組みにしたいとお考えの企業様は、リアルワンの組織サーベイをぜひご活用ください。

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